DPHDMS — Nutzerhandbuch

Dokumente. Digital. Souverän.

DPHDMS ist ein Dokumenten-Management-System für Hochschulen. Im Mittelpunkt steht die Akte — alles dreht sich darum, die richtige Akte schnell zu finden und das passende Dokument zu lesen, abzulegen oder weiterzugeben.

Quick-Start

In fünf Minuten produktiv — Sie müssen nichts „lernen", nur tippen.

Anmelden. Wählen Sie auf der Startseite Ihre Hochschule und melden Sie sich an („Lokales Login"; die Anmeldung mit Hochschulkennung folgt).
Finden statt suchen. Tippen Sie oben einfach einen Namen, eine Matrikelnummer oder ein Stichwort. Eine Matrikelnummer springt direkt in die richtige Akte.
Akte lesen. Links sehen Sie auf einen Blick, um wen es geht und was ansteht (Aktenpuls, Wiedervorlagen); rechts liegen die Dokumente, nach Art gruppiert.
Dokument öffnen. Der Inhalt wird sofort angezeigt. Zwischen den Dokumenten einer Akte wechseln Sie, ohne die Akte zu verlassen.
Beitragen. Laden Sie ein Dokument hoch, schreiben Sie einen Vermerk oder geben Sie ein Dokument in den Umlauf — alles direkt an der Akte.

Die Akte ist der Mittelpunkt. Suche und Ablage drehen sich um sie, nicht um Ordnerbäume.
Finden statt Suchen. Schreiben Sie ins Suchfeld, was Sie wissen — das System erkennt das Muster.
Sie sehen nur Erlaubtes. Fehlt Ihnen ein Recht, fehlt der Knopf — keine Fehlermeldung, kein Stolpern.
Immer zurück nach Hause. Oben links steht Ihre Hochschule, „🏠 Start" bringt Sie jederzeit zurück.

Wonach suchen Sie?

Sie wissen, was Sie tun wollen — hier steht, wo es erklärt ist.

Für alle, die mit Akten arbeiten

Eine Person oder ein Dokument finden? → Suchen und finden
Verstehen, was zu einem Fall gehört? → Die Akte verstehen
Ein Dokument ansehen oder herunterladen? → Dokumente lesen
Eine Notiz oder einen Termin (Wiedervorlage) festhalten? → Vermerke und Wiedervorlagen
Ein neues Dokument ablegen? → Dokumente hinzufügen
Immer wieder dieselbe Akten-Frage stellen (z. B. „Bewerbungen ohne Zulassungsbescheid")? → Mappen
Ein Dokument von jemandem abzeichnen lassen? → Umlauf
Einen Vorgang ohne führendes System anlegen (Sachakte)? → Vorgänge und Sachakten
Jemandem genau ein Dokument zum Lesen geben? → Zugriff freigeben
Den Kern eines langen Dokuments schnell erfassen? → KI-Zusammenfassung
Verstehen, warum Sie etwas (nicht) sehen — oder eine Rolle beantragen? → Rollen und Rechte

Für Administration und Betrieb

Aktentypen, Dokumenttypen oder Rollen pflegen? → Administration
Ein Fachverfahren (HIS) anbinden oder zwischen Mandanten wechseln? → Schnittstellen, Verbund und Mandanten
Aufbewahrungsfristen, Legal-Hold oder Aussonderung steuern? → Aufbewahrung und Aussonderung

Teil A · Für alle, die mit Akten arbeiten

Anmelden und sich zurechtfinden

Eine Hochschule, ein Login, immer dieselbe Kopfzeile — Sie verlaufen sich nicht.

Warum

Jede Hochschule ist ein eigener Mandant mit streng getrennten Daten. Sie arbeiten immer in genau einem Haus, und die Oberfläche zeigt Ihnen jederzeit, in welchem.

Was Sie tun können

Sich an Ihrer Hochschule anmelden (derzeit „Lokales Login"; die Anmeldung mit Hochschulkennung über Shibboleth ist vorbereitet, aber noch deaktiviert).
Über die feste Kopfzeile zu den Hauptbereichen springen: Start, Umlauf, Mappe, das Suchfeld und Ihr Profil.
Im Profil Ihre Stammdaten und Rollen einsehen und einstellen, welche Dokument-Variante der Betrachter standardmäßig öffnet.

Wo Sie starten

Auf der Basis-Adresse wählen Sie Ihre Hochschule; danach läuft alles unter /t/<hochschule>/. Oben links steht Ihr Mandanten-Kürzel, ganz rechts Ihr Benutzername (→ Profil) und das Abmelden.

Gut zu wissen

Haben Sie Zugriff auf mehrere Aktentypen, erscheinen darunter Tabs (Studierende, Bewerbung, Personal …) plus „Alle".
Im Profil steht bei jeder Rolle, ob sie aus dem Identitätsmanagement stammt oder manuell vergeben wurde — hilfreich bei der Frage „warum sehe ich etwas (nicht)".
Die Anzeige-Voreinstellung betrifft nur den Betrachter; Download und Export liefern immer die beweisfähige Archiv-Fassung (PDF/A), sofern vorhanden.

Verwandt: Suchen und finden · Rollen und Rechte

Suchen und finden

Tippen Sie, was Sie wissen — Name, Nummer oder Stichwort. Die Akte kommt zu Ihnen.

Warum

In der Sachbearbeitung zählt Geschwindigkeit. Statt sich durch Ordner zu klicken, schreiben Sie einfach, was Sie haben — das System erkennt, ob es eine Nummer, ein Name oder ein Suchbegriff ist, und führt Sie direkt zum Ziel.

Was Sie tun können

Über das Suchfeld oben (oder die große Suche auf der Startseite) nach Personen, Aktenzeichen oder Inhalten suchen.
Treffer nach Akte gruppiert durchsehen — pro Akte eine Karte mit den passenden Dokumenten und Textausschnitten.
Mit den Zeitraum-Chips auf „Heute", „Letzte 7/30/90 Tage", ein Jahr oder „Alles" eingrenzen und zwischen Eingang und Erstellung umschalten.

Wo Sie starten

Das Suchfeld ist immer oben. Eine Matrikelnummer oder Bewerbungs-ID löst einen Direktsprung in die Akte aus; ein Name wird höher gewichtet; ein Stichwort durchsucht den Volltext. Die Startseite zeigt außerdem „Zuletzt bearbeitet".

Gut zu wissen

Auch frisch angelegte Akten ohne Dokumente erscheinen in der Trefferliste — erkennbar am Aktentyp-Chip ohne Dokumentliste darunter.
Ein gewählter Zeitraum bleibt erhalten, auch wenn Sie in eine Akte wechseln.
„Zuletzt bearbeitet" ist persönlich — es zeigt nur, was Sie selbst berührt haben.

Verwandt: Die Akte verstehen · Mappen

Die Akte verstehen

Eine Seite, ein Überblick: links wer und was ansteht, rechts alle Dokumente.

Warum

Die Akte bündelt alles zu einer Person oder einem Vorgang an einem Ort. Statt Einzeldokumente zu jonglieren, sehen Sie Status, Termine und Schriftgut im Zusammenhang.

Was Sie tun können

Auf einen Blick erfassen, um wen es geht (Titel, Aktentyp, Ordnungsmerkmale).
Den Aktenpuls lesen — z. B. „letzter Eingang vor 5 Tagen, 2 Wiedervorlagen offen" — und überfällige Termine farblich erkennen.
Beteiligte, Vermerke und die nach Dokumenttyp gruppierten Dokumente durchgehen; per Chip auf einen einzelnen Dokumenttyp filtern.

Wo Sie starten

Sie landen auf einer Akte über die Suche oder „Zuletzt bearbeitet". Die linke Spalte trägt Identität, Aktenpuls, Wiedervorlagen, Beteiligte und Vermerke; die rechte die Dokumente.

Gut zu wissen

Akten-Titel zeigen den Personennamen; der Aktentyp steht als Chip daneben, nicht im Titel.
Wechseln Sie den Aktentyp-Tab, „folgt der Tab der Person": Wenn es eine zugehörige Akte derselben Person gibt, springen Sie direkt hinein.

Verwandt: Dokumente lesen · Vermerke und Wiedervorlagen · Dokumente hinzufügen

Dokumente lesen

Öffnen, lesen, weiterblättern — ohne die Akte zu verlassen.

Warum

Sie wollen Inhalte prüfen, nicht Dateien herunterladen. Der Betrachter zeigt das Dokument direkt und lässt Sie zwischen den Dokumenten einer Akte springen.

Was Sie tun können

PDFs eingebettet lesen, Bilder ansehen, Text im Volltext erfassen; andere Formate herunterladen.
In der linken Spalte zum nächsten Dokument der Akte wechseln.
Im Fuß die Metadaten und die fachlichen Felder (Schema-Attribute) sehen.

Wo Sie starten

Ein Klick auf ein Dokument im Akten-Cover oder in einem Suchtreffer öffnet den Betrachter unter /t/<hochschule>/dokumente/<id>.

Gut zu wissen

Gibt es eine archivfähige PDF/A-Fassung, entscheidet Ihre Profil- Voreinstellung, was der Betrachter zeigt; ein Chip schaltet einmalig um. Download und Export liefern die PDF/A-Fassung, sofern vorhanden — sonst das Original.
Dokumente können Versionen haben — etwa wenn im Umlauf eine neue Fassung das Dokument ersetzt; der Betrachter zeigt die aktuelle Fassung.

Verwandt: Die Akte verstehen · Zugriff freigeben · KI-Zusammenfassung

Vermerke und Wiedervorlagen

Halten Sie fest, was Sie denken — und woran Sie erinnert werden wollen.

Warum

Bearbeitungswissen darf nicht in Köpfen oder E-Mails verschwinden. Vermerke dokumentieren Entscheidungen und Übergaben direkt an der Akte; Wiedervorlagen sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt.

Was Sie tun können

Einen Vermerk anlegen und einer Klasse zuordnen (Arbeitsnotiz, Übergabe, Begründung, Wiedervorlage, Verfahrensschritt).
Mit „Fällig am" eine Wiedervorlage setzen — sie erscheint dann im Aktenpuls und in der Wiedervorlagen-Sektion dieser Akte.
Steuern, ob ein Vermerk fürs Team sichtbar ist und ob er bei einer Akteneinsicht gezeigt wird.

Wo Sie starten

Direkt im Akten-Cover: der Vermerks-Teaser klappt die Liste und das Formular auf.

Gut zu wissen

„Team sichtbar" ist voreingestellt an, „bei Akteneinsicht sichtbar" aus — interne Notizen bleiben so standardmäßig intern.

Verwandt: Die Akte verstehen

Dokumente hinzufügen

Datei hineinziehen, Art wählen, fertig — den Rest macht das System.

Warum

Neues Schriftgut soll schnell und richtig einsortiert an der passenden Akte landen — durchsuchbar, ohne manuelles Verschlagworten.

Was Sie tun können

Eine Datei auswählen oder per Drag-and-drop ablegen, einen Titel vergeben (Pflicht) und den Dokumenttyp wählen (sonst „unsortiert").
Bei Bedarf das fachliche Erstellungsdatum setzen; das Eingangsdatum vergibt das System automatisch.

Wo Sie starten

Im Akten-Cover über „+ Dokument hinzufügen" — bewusst eingeklappt, weil Suchen häufiger ist als Hochladen.

Gut zu wissen

Nach dem Upload steht das Dokument kurz auf „in Bearbeitung", während im Hintergrund Text und ggf. eine Archiv-Fassung erzeugt werden — danach ist es durchsuchbar.
Wollen Sie ein Dokument neu in einen Vorgang geben und zeichnen lassen, führt der Umlauf Hochladen und Versenden in einem Schritt zusammen. (Umlauf)

Verwandt: Die Akte verstehen · Umlauf

Mappen — wiederkehrende Akten-Anfragen

Eine Frage einmal formulieren, immer wieder stellen.

Warum

Viele Aufgaben sind eigentlich dieselbe Frage an den Bestand: „Welche Fälle sind noch offen?" Eine Mappe speichert genau diese Frage, statt sie jedes Mal neu zu filtern.

Was Sie tun können

Eine Akten-Anfrage zusammenstellen: ein Aktentyp plus Bedingungen.
Besonders nützlich: „enthält kein Dokument vom Typ …" — findet die noch offenen Vorgänge (z. B. Bewerbungen ohne Zulassungsbescheid).
Eine Mappe mit „Merken" dauerhaft unter „Meine Mappen" ablegen.

Wo Sie starten

Über „📂 Mappe" in der Kopfzeile (/t/<hochschule>/mappe).

Gut zu wissen

Sobald Sie filtern, merkt sich die Oberfläche die Mappe automatisch unter „Zuletzt verwendet" — erst „Merken" gibt ihr einen festen Namen.

Verwandt: Suchen und finden · Vorgänge und Sachakten

Umlauf — zeichnen lassen und abzeichnen

Ein Dokument, klare Empfänger, eine nachvollziehbare Quittung — keine E-Mail-Kette.

Warum

Manches muss gesehen oder mitgezeichnet werden. Der Umlauf bildet das geordnet ab: Sie geben ein konkretes Dokument an benannte Personen und sehen jederzeit, wer schon abgezeichnet hat. Es ist eine organisatorische Quittung im DMS — kein rechtsverbindlicher Signaturersatz.

Was Sie tun können

Einen Umlauf starten: Datei hochladen (oder ein vorhandenes Dokument nehmen), Empfänger wählen — nacheinander oder gleichzeitig — und einen Begleittext mitgeben.
In „Meine Umläufe" Ihren Korb bearbeiten: was an mich ging, von mir gestartet wurde oder woran ich beteiligt bin, je „laufend" oder „erledigt".
Vorgänge abzeichnen, eine Rückfrage oder eine Kenntnis-Kopie als Schritt einfügen und in Vertretung für Kolleginnen und Kollegen handeln (identitätsecht „in Vertretung").

Wo Sie starten

Über „📨 Umlauf" in der Kopfzeile (mit Zähler, wenn etwas bei Ihnen liegt). Einen neuen Umlauf starten Sie unter „+ Neuen Umlauf starten"; an einem vorhandenen Dokument geht es direkt vom Akten-Cover aus.

Gut zu wissen

Der Umlauf ist bewusst passiv und dokumentenzentriert — keine Workflow-Engine: jeder Schritt betrifft genau ein reales Dokument.
In dafür vorgesehenen Kollaborations-Aktentypen dürfen Empfänger das Dokument im laufenden Umlauf durch eine neue Fassung ersetzen; mit „Nur lesen" schalten Sie das beim Start ab. Nach Abschluss ist Ersetzen aus — bis jemand den Umlauf „Wieder öffnet".
Jede Abzeichnung wird manipulationsresistent protokolliert (lückenlose interne Hashkette): wer, wann, welches Dokument, welcher Umlauf.

In Standard-Aktentypen vergibt der Umlauf keine neuen Lese-Rechte; wollen Sie einer benannten Person nur ein Dokument zeigen, nutzen Sie Zugriff freigeben. In dafür vorgesehenen Kollaborations-Aktentypen (z. B. Vorgänge) vergibt der Umlauf den Empfängern automatisch Lese-Zugriff, der über den Umlauf hinaus gültig bleibt.

Verwandt: Vorgänge und Sachakten · Zugriff freigeben · Dokumente hinzufügen

Vorgänge und Sachakten

Ein Träger für alles, was nicht aus einem führenden System kommt.

Warum

Nicht jede Akte stammt aus einem Fachverfahren. Für eigenständige Vorgänge — eine Sachakte — brauchen Sie einen Ort, an dem Dokumente und Umläufe zusammenlaufen.

Was Sie tun können

Einen Vorgang anlegen: Betreff, optional Aktenzeichen, Vorgangstyp und Organisationsbereich.
Den Vorgang anschließend wie jede Akte nutzen — Dokumente ablegen, Umläufe starten.

Wo Sie starten

Unter „Neuen Vorgang anlegen" (/t/<hochschule>/vorgaenge/neu).

Gut zu wissen

Starten Sie einen Umlauf ohne bestehende Akte, entsteht der passende Vorgang automatisch im Hintergrund — Sie müssen nichts vorbereiten.

Verwandt: Umlauf · Mappen

Zugriff freigeben

Genau ein Dokument, genau einer Person, jederzeit widerrufbar.

Warum

Manchmal soll jemand außerhalb der üblichen Berechtigung ein einzelnes Dokument lesen können — gezielt und nachvollziehbar, ohne ihm gleich eine ganze Akte zu öffnen.

Was Sie tun können

Einer benannten Person Lesezugriff auf genau dieses eine Dokument (aktuelle Fassung) geben — optional befristet, mit kurzem Grund.
Aktive Freigaben einsehen und jederzeit widerrufen.

Wo Sie starten

Im Betrachter eines Dokuments, im Bereich „Zugriff auf dieses Dokument freigeben" (sichtbar, wenn Sie freigeben dürfen).

Gut zu wissen

Eine Freigabe ist kein Umlauf: Sie verteilt keine Aufgabe, sondern nur einen Lesezugriff.
Freigegebene Dokumente tauchen nicht in der normalen Suche der empfangenden Person auf — der Zugriff läuft gezielt über den Direktlink.

Verwandt: Umlauf · Dokumente lesen

KI-Zusammenfassung

Ein schneller Eindruck vom Inhalt — klar als maschinell gekennzeichnet.

Warum

Lange Dokumente kosten Zeit. Eine kurze, automatisch erzeugte Zusammenfassung hilft beim Einordnen, bevor Sie ins Detail gehen.

Was Sie tun können

Sich, wo angeboten, eine kompakte Zusammenfassung des Inhalts erzeugen lassen.

Wo Sie starten

Dort, wo die Oberfläche eine Zusammenfassung anbietet — das Ergebnis erscheint direkt an Ort und Stelle.

Gut zu wissen

Die Zusammenfassung ist maschinell erzeugt und ungeprüft — bewusst klar abgegrenzt vom menschlichen Vermerk. Verlassen Sie sich für Entscheidungen auf das Originaldokument.

Verwandt: Dokumente lesen · Vermerke und Wiedervorlagen

Rollen und Rechte

Sie sehen, was zu Ihrer Aufgabe gehört — nicht mehr, nicht weniger.

Warum

Akten enthalten sensible Daten. Wer was sieht und tun darf, ergibt sich aus Ihrer Rolle und Ihrem Bereich — sauber getrennt nach Aktentyp und nach Lesen gegenüber Bearbeiten.

Was Sie tun können

Im Profil nachsehen, welche Rollen Sie haben und woher sie stammen (Identitätsmanagement oder manuell).
Eine zusätzliche Rolle beantragen; berechtigte Personen genehmigen oder lehnen ab (eigene Anträge kann niemand selbst genehmigen).

Wo Sie starten

Ihre Rollen sehen Sie im Profil. Admins erreichen offene Anträge über „📋 Anträge" in der Kopfzeile; reine Rollen-Admins über den Hinweis auf der Startseite.

Gut zu wissen

Fehlt Ihnen ein Recht, fehlt der Knopf — Sie bekommen keine Fehlermeldung. Wundert Sie, dass ein Aktentyp fehlt, lohnt der Blick ins Profil.

Verwandt: Anmelden und sich zurechtfinden · Administration

Teil B · Für Administration und Betrieb

Administration

Hier stellen Sie ein, wie Akten, Dokumente und Rechte für Ihr Haus funktionieren.

Warum

Damit die Sachbearbeitung reibungslos läuft, müssen die Bausteine passen: Aktentypen, Dokumenttypen, Rollen und Aufbewahrung. Das pflegt die Administration pro Mandant.

Was Sie tun können

Aktentypen pflegen (Anzeigename, Cover-Schema, Aufbewahrungs-Regel).
Dokumenttypen pflegen (Anzeigename pro Aktentyp, Sichtbarkeit bei Akteneinsicht).
Rollen verwalten (Berechtigung und Zuordnung von Personen).
Den Lifecycle (Aufbewahrung, Legal-Hold), die Statistik (Bestand, Wachstum, Prognose) und den Suchindex einsehen sowie das Mandanten-Kürzel oben links festlegen.

Wo Sie starten

Über das Zahnrad-Symbol oben rechts (/t/<hochschule>/admin/) — sichtbar nur für Administratorinnen und Administratoren.

Gut zu wissen

Akten- und Dokument-Merkmale stecken in einem Schema, nicht in beliebigen Feldern — das hält Suche und Auswertung verlässlich.

Verwandt: Rollen und Rechte · Schnittstellen, Verbund und Mandanten · Aufbewahrung und Aussonderung

Schnittstellen, Verbund und Mandanten

Daten kommen aus den Fachverfahren; neun Hochschulen teilen sich eine Plattform.

Warum

Studierende, Bewerbungen und vieles mehr entstehen in führenden Systemen. Die Schnittstellen holen diese Daten herein, ohne sie doppelt zu pflegen. Und weil neun Hochschulen die Plattform gemeinsam betreiben, gibt es eine Verbund-Sicht.

Was Sie tun können

Schnittstellen einrichten und überwachen (z. B. den HIS-Connector für Studierenden-Stammdaten und Dokumente) sowie Maschinen-Zugänge (Service-Accounts) verwalten.
Als Verbund-Administration in einen anderen Mandanten springen, um dort zu pflegen oder das Audit zu lesen.

Wo Sie starten

Schnittstellen liegen in der Administration unter „Schnittstellen". Den Mandanten- Wechsel öffnet das ⇄-Symbol oben links (nur für Verbund-Administration).

Gut zu wissen

Beim Arbeiten in einem fremden Haus erinnert ein deutliches Banner an den „Verbund-Support-Modus"; jede Aktion wird im Audit dieses Mandanten festgehalten.
Zentrale Vorlagen können verbundweit vererbt und je Haus überschrieben werden — so bleibt Gemeinsames gemeinsam und Eigenes eigen.

Verwandt: Administration · Anmelden und sich zurechtfinden

Aufbewahrung und Aussonderung

Was bleiben muss, bleibt; was gehen darf, geht — kontrolliert.

Warum

Hochschulakten unterliegen Aufbewahrungsfristen. Das System hält die Fristen nach und sorgt dafür, dass nichts vorzeitig verschwindet und nichts unnötig liegen bleibt.

Was Sie tun können

Aufbewahrungs-Regeln je Aktentyp festlegen und den aktuellen Stand im Lifecycle verfolgen.
Einen Legal-Hold setzen, der Löschung und Veränderung verhindert, solange er gilt.
Fällige Akten überwachen und — für Archivare — Beispiel-Exporte (xdomea) ziehen; die produktive Aussonderung läuft über Batch-Prozesse, nicht über die Oberfläche.

Wo Sie starten

Die Aufbewahrungs-Regeln (Auslöser + Dauer) legen Sie je Aktentyp unter Administration → Aktentypen fest; den aktuellen Stand und Eingriffe (Legal-Hold, Limbus) sehen Sie unter Administration → „Lifecycle".

Gut zu wissen

Ein Legal-Hold hat Vorrang: Ein laufender Umlauf oder eine fällige Aufbewahrung ändern nichts an gehaltenen Akten, bis der Hold endet.

Verwandt: Administration

Fehlt etwas oder stimmt eine Beschreibung nicht mehr mit der Oberfläche überein? Rückmeldungen gerne an dphdms@lists.uni-kassel.de.